July 15, 2016 admin

Vad är en bra kundtjänst?

Tillgänglighet

Förmodligen den viktigaste beståndsdelen för en bra kundtjänst. När en kund vill få tag på ett företag måste de kunna göra det. Det måste känna ett förtroende att företaget kan hjälpa dem vid eventuella frågor eller problem som kan uppstå som angår företagets tjänster eller produkter. Om företaget inte uppnår denna uppgift skapar detta allvarliga konsekvenser. Förutom kundens missnöjdhet sprider sig detta vidare till kundens vänner och bekanta, och ibland även på Internet så att hela världen vet att kundtjänsten aldrig går att nå.

 

Flexibilitet

Även om många kunder stöter på liknande problem är varje kund unik. Därför finns det inte en universell lösning som går att applicera varje gång. I flera fall är det bättre att göra sitt yttersta för att reda ut problemen och överträffa kundens förväntningar, än att stå för sina fasta principer eller policys. Detta ökar sannolikheten att kunden dels handlar mer av dig i framtiden, och dels talar eller skriver gott om dig.

 

Lyssnar på kunderna

För att du ska kunna hjälpa kundens problem eller frågor krävs det att du sätter dig in i kundens problem och verkligen lyssnar på vad de vill ha hjälp med. Det är tyvärr väldigt många människor som har svårt för detta och drar istället förutfattade meningar och förhastade slutsatser innan de låtit kunden tala till punkt. Kunden måste känna att de fått förklara sina åsikter, synpunkter eller problem och att de fått svar på sina frågor. I slutändan handlar det om att kunden ska lämna samtalet med en positiv känsla i kroppen.

 

Snabbhet

I takt med digitaliseringens utveckling ställer kunder högre krav på kundtjänstens effektivitet. Så fort en kund stöter på ett problem har de nästan alltid telefonen i närheten, och de förväntar sig att kundtjänsten dels svarar snabbt men även löser problemet så fort som möjligt.

 

Kunskap

Även detta är extremt viktigt för en hållbar kundtjänst. Om kundtjänsten inte kan svara på frågorna, då idiotförklaras kundtjänsten ganska snabbt, och sänker företags trovärdighet. Det är därför viktigt med att lägga energi och tid på att utbilda kundtjänsten och förbereda dem. Ju mer kunskap ju säkrare blir dem, och ju bättre kan de hantera kundernas osäkerhet.

Vad är tecken på en dålig kundtjänst?

 

Maxtid per kund, att stressa sig igenom kunder

Detta handlar om att försöka skynda på processen av att bearbeta klart en kund. Om en kundtjänst är för fokuserad på att bearbeta stort antal kunder istället för att göra kunderna riktigt nöjda har man tappat själva syftet med en kundtjänst, och man lyssnar nog inte så mycket på kunden som man borde. Det ska inte vara att problem att prata med en kund under en längre tid.

 

Många företag tänker fel här, de tror att det kostar pengar och att man slösar tid om man har längre samtal. Har man lärt upp kundtjänsten rätt så kan längre tid med en kund ofta leda till mer försäljning, eftersom ju längre du pratar med någon ju större förtroende bygger du upp, vilket leder till att kunden har större anledning att köpa mer från företaget.

 

Lyssnar INTE på kunderna (Utan utgår ifrån en färdig mall)

Sätter man en strikt mall för en kundtjänst sätter du både kundtjänsten och kunden i en bur.

Eftersom människan inte är en robot, kan man aldrig förutspå hur en människas respons kommer att vara. Du kommer aldrig veta vad en kund kommer att säga eller hur de tänkte, det finns ingen blueprint till en människas hjärna. Varje människa är unik, alltså är lösningen unik och går inte att skriva i förhand.

Däremot är det bra att ha en FAQ mall som har svar på de vanligaste frågorna.

 

Tar inget ansvar för varken företaget eller kunder

Detta är ett problem i flera företag som fokuserar mer på att sälja än att leverera. Det är vanligt inom exempelvis Telecom och försäkringsbranschen. Det är vanligt att säljaren översäljer, och när kunden inte får vad de blivit lovade ringer de kundtjänsten. Tyvärr händer det att kundtjänsten skyller ifrån sig och tar inte ansvar för vad säljaren har lovat. Detta är ett recept på missnöjda kunder.

 

Om företaget har gjort fel, är det viktigt att erkänna sina misstag. Den mänskliga faktorn behöver alltid vägas in. Alla gör misstag och det går inte att vara perfekt även om vi försöker det. Det är viktigt att i sådana situationer stå för sina brister och hitta en bättre lösning. Om det är så att kunden stött på ett problem, lös det. Svårare än så är det inte. Man får så mycket tillbaka i längden om gör sitt yttersta för att reda ut problemen, kunden kommer att komma ihåg detta och kommer köpa mer i framtiden.

 

Nonchalant och otrevlig
En utav det värsta upplevelserna man kan ha som kund är när kundtjänsten behandlar en respektlöst. Om någon på kundtjänst beter sig otrevligt eller nonchalant mot en kund kan det ibland bero på att kunden inlett samtalet med en väldigt negativ inställning, men oavsett hur illa kunden beter sig ska man aldrig sjunka till samma nivå, det gör bara saken värre. Det gäller att ha en kundtjänst som har psyket att kunna hantera alla typer av kunder. Om kundtjänsten beter sig illa kommer kunden kommer förmodligen aldrig mer handla där igen. Det ska vara en strikt policy inom företaget att vara service-minded i alla lägen.

Detta var allt för idag, Tack för mig!